ความกังวลด้านความปลอดภัยในข่าวมากเมื่อเร็ว ๆ นี้ รัฐบาลได้ออกแจ้งเตือนประชาชนต่อกิจกรรมการก่อการร้าย ผู้เชี่ยวชาญด้านการทหารเป็นโต้วาทีวิธีเพิ่ม'กองกำลังติดอาวุธความปลอดภัยท่ามกลางความขัดแย้งรุนแรงในอัฟกานิสถาน ผู้เชี่ยวชาญด้านการแพทย์มีการผลิตวัคซีนเพื่อต่อสู้กับสุกรไข้หวัดใหญ่ แต่ละปัญหาเน้นต้องให้ความปลอดภัยสาธารณะ ยังธุรกิจที่สุด — รวมทั้งหน่วยงานที่ขึ้นกับเวลาข้อมูลที่ถูกต้องในการตัดสินใจเกี่ยวกับความปลอดภัยสาธารณะ — มองข้ามอย่างรุนแรงความเสี่ยงที่ jeopardizes ประสิทธิภาพและความสามารถในการอยู่รอดของพวกเขา คุกคาม? เอกสารความปลอดภัยไม่เพียงพอ
ธุรกิจจำเป็นต้องเข้ารักษาความปลอดภัยให้ข้อมูลที่ถูกต้องในการตัดสินใจสมาร์ท ข้อมูลมักจะกระจายอยู่ : บนกระดาษ (อาจเสื่อม, misfiling, ละเมิดความปลอดภัยและการสูญเสีย) ขังอยู่ในใจของผู้บริหารและผู้จัดการคน (อาจมีการเปลี่ยนแปลงและความไม่ตั้งใจเลือก) และเก็บไว้ในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และการประยุกต์ใช้ซอฟต์แวร์ ( ภายใต้กฎระเบียบไม่สอดคล้องนโยบายที่ขัดแย้งกันและยากที่จะลงล็อค) ล่าสุด 2009 รายงาน AIIM สิทธิ Electronic Records Management — ยังเล่น Catch – up กับกระดาษแสดง 60% ของผู้จัดการการสำรวจไม่สามารถมั่นใจระเบียนของพวกเขาไม่ได้รับการแก้ไขลบหรือเข้าถึงไม่เหมาะสมหากพวกเขาพิการ กว่า 70% มีบทบัญญัติไม่ให้บันทึกจดหมายเหตุระยะยาวอิเล็กทรอนิกส์ 31% มี 20 หรือมากกว่าที่เก็บข้อมูลที่สามารถเชื่อมโยงประโยชน์ (และน่าจะมีไม่complicating เข้าถึงและความปลอดภัย) ผู้ตอบแบบสอบถามหลายอธิบายระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ที่เป็น unmanaged; ส่วนใหญ่ขาดนโยบายการจัดการอีเมล์ ไม่ใช้ความเชี่ยวชาญการเปิดเผยชงเหม็นกังวลความปลอดภัยของเอกสาร การรักษาความปลอดภัยเอกสารไม่สนใจปัญหาเชิญ
กำหนดนโยบายชัดเจนเอกสารมีความปลอดภัยทั้งสองฝ่าย : มนุษย์และเทคโนโลยี การจัดการมีงานหนักของน้ำหนักกฎระเบียบกับความต้องการของการดำเนินงานและพิจารณาความเสี่ยงที่ยอมรับได้กับผู้ที่ทำร้ายวัตถุประสงค์ทางธุรกิจของพวกเขา ระบุความเสี่ยงที่ยอมรับไม่ได้เป็นสารตั้งต้นในการสร้างนโยบายการกำกับ
นโยบายการสื่อสารบ่อย — ในการเขียนกฎที่ไร้ประโยชน์เว้นแต่พวกเขาจะสื่อสาร — บ่อย, understandably, และการเขียน ความเข้าใจสิ่งที่ก่อความเสี่ยงที่ยอมรับพฤติกรรมและบทลงโทษสำหรับการไม่เชื่อฟังสามารถลด blunders พนักงาน นำหลักเกณฑ์และเหตุผลที่ชัดเจนของคุณ เอกสารการสื่อสารของคุณ คุณจะลดความเสี่ยงของ บริษัท โดยแสดงเจตนาปฏิบัติตาม
ทั้งวางแผนการตัดสินใจจ้างงานสมาร์ทและการสื่อสารปกติลดความเสี่ยง แต่ไม่รับประกันความปลอดภัยเอกสาร ที่ 100% คือการควบคุมเอกสารขัดขวางโดยข้อ จำกัด ของมนุษย์การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ web – based (EDM) excels — ปกครอง, การสังเกตและติดตามการใช้แฟ้ม, 24 / 7
นโยบายจำลองทุกคนได้ยินอิเล็กทรอนิกส์วางแผนเกี่ยวกับการละเมิดความปลอดภัย แต่โดยทั่วไปการรักษาความปลอดภัยเอกสารบุกรุกจะไม่ตั้งใจ :
คนดูที่สำคัญข้อมูลในขณะที่ค้นหาข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง พนักงานโดยไม่ได้ตั้งใจทำลายไฟล์ต้นฉบับโดยไม่ได้สังเกตหรือสำเนาเอกสารที่นำเข้ามีความผิดพลาดหรืออ่านไม่ออก พนักงานใหม่ไม่ทราบหลักเกณฑ์และจัดการเอกสารไม่ถูกต้อง ออกชั่วคราวหรือจัดเก็บเอกสารที่ไม่เหมาะสมไม่สามารถอยู่ในความต้องการตรวจสอบ, subpoenas, หรือการประมวลผล งานเอกสารลบถือว่าไม่มีราคาเรียนต่อที่รักษากฎเปลี่ยนแปลงหรือพวกเขาเข้าใจผิด EDM มั่นใจความปลอดภัยจากช่วงการจับ, การรักษาความสมบูรณ์ file ตลอดวงจรธุรกิจและให้พื้นที่เก็บข้อมูลกลางสำหรับข้อมูลที่เก็บไว้ อ่านง่ายและมีการตรวจสอบความสมบูรณ์ตามจับ จัดเก็บข้อมูลดิจิตอลลดการเสื่อมสภาพ, misfiling หรือสูญเสีย อ่านไฟล์ที่เก็บไว้ถูกต้องและปลอดภัย การรักษาความปลอดภัยที่สามารถปรับแต่งได้กำหนดเรียกดูแก้ไขคำอธิบาย, การย้ายหรือลบไฟล์ ผู้ดูแลระบบสามารถตั้งกฎสำหรับการใช้ข้อมูลและเดินไปรู้พนักงานได้เข้าถึงสิ่งที่พวกเขาต้องการ
ทดลองลบและ บริษัท ที่ยื่นมีข้อผิดพลาดขึ้นภายใต้ข้อบังคับที่เข้มงวดควบคุมการใช้ข้อมูล EDM บังคับนโยบายการกำกับของคุณให้คุณ :
จำกัด การเข้าถึงไฟล์โดยการสร้างการค้นหาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเพื่อดึงไฟล์งานต้องการ จำกัด เอกสารดูบุคลากรที่กำหนดบทบาทและงานพิมพ์เอกสาร แก้ไขบุคคล Associate และสิทธิบันทึกย่อให้กับผู้ใช้ก่อนกำหนดและไฟล์ประเภท ให้แน่ใจว่าผู้คนเท่านั้นสำหรับกระบวนการสามารถลบไฟล์และ / หรือหน้าของเอกสาร มั่นใจดัชนีตรรกะสอดคล้องพนักงานแตกต่างกันไปสำหรับการจำแนกและค้นหาเอกสาร EDM มาตรฐานช่วยทำให้การจัดเก็บข้อมูลสอดคล้องกันและค้นหา 100% ประสบความสำเร็จ
เอกสารที่กำหนดให้สำหรับกระบวนการในการสแกนหรือนำเข้า ดัชนีเอกสารตามประเภทเอกสารลูกค้าหมายเลขรหัสและระบุเฉพาะอื่นๆ เอกสารที่เกี่ยวข้อง Associate สำหรับมุมมองที่ครอบคลุมของข้อมูล ตรวจสอบความสมบูรณ์และความถูกต้องของสแกนและไฟล์ที่นำเข้าผ่านการตรวจสอบอัตโนมัติ; ขอแจ้งเตือนเมื่อเอกสารต้องแทรกแซง จับภาพดิจิตอลให้คุณสามารถควบคุมเนื้อหาของคุณ
เอกสารการเปลี่ยนแปลงแก้ไขเอกสาร poses ป้องกันความเสี่ยงอย่างมากโดยเฉพาะในหน้าการดำเนินคดีและตรวจสอบ ECM allays กลัวเอกสารเปลี่ยนแปลงไม่เหมาะสม คุณสามารถ
บันทึกย่อเอกสาร จำกัด และสิทธิในการเปลี่ยนแปลงบุคคลก่อนกำหนด ให้แน่ใจว่าแฟ้มการเปลี่ยนแปลงและสิทธิแก้ไขสะท้อนนโยบายปัจจุบันเก็บอีเมลธุรกิจสำคัญเป็นเอกสารไม่เปลี่ยนแปลง หลีกเลี่ยงการลบไฟล์ที่ไม่เหมาะสมและไม่มีเอกสารสูญหายโดยทั่วไปประกอบด้วย% 7.5-11% ของทุกหน้าเอกสารที่มีการใช้จ่ายทุกคน 20-50% ของเวลาที่มองหาข้อมูล MIA เวลาเอกสารและค่าใช้จ่ายเงินเพื่อสร้าง; ถ้าพวกเขาจำเป็นสำหรับตรวจสอบ, หมายศาลหรืออาณัติอุตสาหกรรมและไม่พบการลงโทษจะเกิดขึ้น
EDM มั่นใจว่าเอกสารไม่ถูกลบจนพวกเขากำลังกำหนดจะย้ายหรือทำลายโดย จำกัด สิทธิผู้ใช้ให้กับคุณโดยอุบัติเหตุและโดยเจตนาทำให้สะอาด เก็บอัตโนมัติมั่นใจการโยกย้ายเอกสารการฟอกและการลบตามกฎของคุณ การเปลี่ยนแปลงข้อกำหนด? ไม่มีปัญหา : grasps EDM คำแนะนำใหม่ทันทียึดมั่นในทิศทางการกำกับ
ปรับเปลี่ยนกฎระเบียบเป็นลำดับชั้นระหว่างไตรมาสและหนึ่งในสามของพนักงานหรือตำแหน่งงานเปลี่ยนแปลงทุกปี พนักงานก็ต้องส่งเสริมการเข้าถึงข้อมูลเพิ่มเติม คนเสียสิทธิในการลดระดับเอกสารการเข้าถึงโดยเฉพาะ บางเชื้อเพลิงหรือออกจากการสร้างความกังวลว่าอาจจะใช้ข้อมูลกับพวกเขาและปัญหาใหม่เกิดขึ้นเป็นความรู้จะต้องโอนไปจ้างใหม่
EDM tackles ปัญหาเหล่านี้ได้อย่างง่ายดาย :
ผู้มีคุณสมบัติและสิทธิก่อนกำหนดอิเล็กทรอนิกส์ทำให้สามารถเข้าถึงไฟล์ที่เหมาะสมทันทีที่พนักงานใหม่ ผู้บริหารทำเอกสารไม่สามารถเข้าถึงได้ทันทีเพื่อออกพนักงานด้วยการลบสิทธิของผู้ใช้และคุณสมบัติขจัดความเสี่ยงของใช้ไฟล์ที่ไม่เหมาะสม กฎระเบียบและสิทธิที่ reconfigured ง่ายมั่นใจพนักงานใหม่สามารถเข้าถึงคลังและไฟล์ที่ต้องการโดยไม่ต้องเสี่ยงต่อการสะดุดในข้อมูลที่สำคัญหรือมองเห็นนโยบายเกี่ยวกับการเข้าถึงและใช้เอกสาร ล็อค email การจัดการอีเมล์ eludes ผู้จัดการมาก การสื่อสารที่สำคัญเกี่ยวกับลูกค้าคู่ค้าผู้จำหน่ายของบุคคลที่สามเจ้าหน้าที่วางแผนสินค้าลิขสิทธิ์ข้อมูลและอื่น ๆ มักจะติดอยู่ในกล่องจดหมายอีเมลที่เก็บไว้อย่างไม่เพียงพอและยากที่จะ พบ
ด้วยการจัดการอีเมล์ธุรกิจภายใน EDM คุณสามารถ :
ดัชนีและเก็บอีเมลเป็นเอกสารสำคัญของบันทึก จำกัด การเข้าถึงอีเมลของเนื้อหาในขณะที่การเปิดเผยเนื้อหาให้ผู้มีอำนาจ พิมพ์กำกับดูแลการย้ายและการลบอีเมลที่เก็บไว้แก่ผู้ใช้ ภัยหลีกเลี่ยงภัย topic ธุรกิจหลีกเลี่ยงการดึงความสนใจของปีนี้เมื่อ Association of Corporate Travel บริหาร (ACTE) จำกัด ขอแนะนำให้ บริษัท จำนวนผู้บริหารสามารถ> เดินทางพร้อมกันบนเครื่องบินพาณิชย์ของ บริษัท เดียวกันหรือ ผู้เชี่ยวชาญยอมรับว่าภัยพิบัติครั้งเดียวที่เกี่ยวข้องกับการสูญเสียของผู้บริหารชั้นหลาย constituted ความเสี่ยงที่ยอมรับไม่ได้เนื่องจาก บริษัท จะทำลายและทำให้สูญเสียงานมาก เช่นเดียวกับการสูญหายของเอกสารทางธุรกิจสำคัญของคุณ
การเก็บรักษาเอกสารเป็นมือซ้ายไปขวาของเอกสารความปลอดภัย การวางแผนอย่างรอบคอบ, EDM คุณภาพและบริการระดับมืออาชีพที่เหมาะสมให้คุณมี :
สำรองข้อมูลที่มีประสิทธิภาพและความผิดพลาดระบบสำรองที่ให้คุณเชื่อมต่อกับข้อมูลของคุณ แผนกู้คืนระบบที่เค้าร่างลำดับชั้นของเอกสารสำคัญเพื่อความต่อเนื่องทางธุรกิจและเร่งคืนเอกสาร อย่างต่อเนื่องเพื่อเข้าถึงข้อมูลทางธุรกิจสำคัญของคุณหาก disaster ป้องกันพนักงานจากการทำงานจอด กู้คืนข้อมูลทางกายภาพในกรณีนัด disaster จริงหรือระบบของคุณปิด ปลอมล่วงหน้าหาก บริษัท ของคุณทำให้พาดหัวจะไม่ปล่อยให้มันเป็นเพราะการละเมิดความปลอดภัยหรือปิด สร้างกลยุทธ์การจัดการเอกสารและการลงทุนใน EDM หมายถึงเอกสารอดีตปัจจุบันและอนาคตของคุณจะอยู่ในมือด้านขวาและเมื่อใดก็ตามที่พวกเขาต้องการ โดยออกจากงานลำบากของการจัดการเอกสารเพื่อ EDM คุณจะมีเวลามากขึ้นเพื่อมุ่งเน้นการดำเนินธุรกิจของคุณไปอีกระดับ โชคดี!